物业公司程序文件:基础设施管理程序
1、目的加强对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。
2、范围本制度适用于物业管理有限公司对资产的管理。
3、定义 资产的释义:根据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。
单位价值在人民币20XX元以上,使用年限在一年以上的有形资产 列入固定资产类。
单位价值在人民币100元以上20XX元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品列入资产类。
单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。
电脑软件类的资产,根据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。
为便于实物的管理,个别设备虽然其单价不足人民币20XX元,也可列入固定资产管理范围。
资产物品中无论时价花费多少,都不纳入资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本;
4、职责
资产主管部门
办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。
财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。
各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。
电子办公设备类资产的管理办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。
各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。
5、方法和过程控制
资产的分类和使用年限根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况,资产的分类和固定。
对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下:资产大类及代号资产总分类资产明细分类使用年限资产分类资产代号明细分类固定资产G资产机械、工具、设备J
1、工程工具10年2、保洁工具3、变电箱设备
4、其他运输设备YS
1、安全巡逻自行车10年2、食堂采购三轮车3、东丽湖船只
4、公务车辆
5、其他家私类JS
1、柜、沙发、会议台5年2、办公台3、办公椅
4、其它通讯设备T
1、对讲机5年2、电话机3、喊话器
4、其他安防器械设备AF
1、车闸系统10年2、消防系统3、门禁管理机
4、灭火器
5、铝合金岗亭
6、其他电脑设备DN
1、台式电脑全套5年2、手提电脑电子设备D
1、日常家用电器5年2、办公用设备娱乐设备YL
1、娱乐经营设施、5年2、员工福利娱乐设施其他类QT其他设备5年
对于低值易耗物品,只需记录流水帐册。
资产登记的要求:
本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在《物业年度固定资产盘点表》中。
为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
资产的编号规则:-- 其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:为TJ;
第三位为公司业务类型简称,如:物业为W;
第四位为资产类型简称,如:固定资产为G ,资产为;
如:属于固定资产,汇总后为:TJWG
资产代号根据购置资产种类划分,如:手提电脑属固定资产的电脑设备类,其资产代号为:DN ,其他资产代号请参照:
条款执行。
低值易耗品的分类和资产编号由本部及各管理处视资产的具体情况参考上述分类自行调整。
资产管理
所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。
资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。
本部及各管理处指定专人负责资产管理,并在办公室备案。
办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理情况进行抽查,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。
资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,确保资产的合理使用及管理。
本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。
上报办公室备案。
同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作。
资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。
由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。
资产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承担。
公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后由资产管理员登记后方可进行转移。
易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。
未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。
资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序
固定资产购置、转让、报废的审批权限:所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。
固定资产购置、转让、报废的审批流程:购置、调拨、转让、报废1000元以上的公司资产:
使用部门通过邮件报送申请报告;
由各单位第一负责人签署意见;
经办公室进行审核;
由财务部复核;
总经理助理批复意见;
总经理批准后由总办统一购置;
1000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;
公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置;
使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,若所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;
如不能调配,方可进入购置审批阶段。
资产购置的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。
资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产报废申请表》,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。
报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;
报废资产原值在20XX元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;20XX元以上则有公司统一处理;
公司资产在部门间的内部调配,填写《内部调动资产转移单明细表》按流程审批后再行调配。
固定资产的盘点本部、各管理处对固定资产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。
通过盘点,确保固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。
本部及各管理处资产盘点可参考以下方式进行:
由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物清点,并做出实物盘点报告。
财务部门根据实物盘点的情况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值,做出最终的固定资产盘点报告并报批。
6、支持性文件无
7、质量记录及表格TJWY
1 《内部调动资产转移单明细表》TJWY
2 《物业月度盘点表》TJWY
《物业年度资产盘点表》TJWY
1 《月度备用物品计划表》TJWY
2 《月度办公用品计划表》TJWY
《固定资产购置申请表》TJWY
《资产转交审批明细表》TJWY
《公司资产报损、报废申请表》
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