复函的格式及范文1
由于函的类型较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活性,兹不一一列述,仅就规范性公函的写作模式作一介绍。其他类型的函均可以比照来写。公函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款等部分构成。◇标题公函的标题有两种形式:一种是由发文机关、事由和文种(函或复函)构成,如《××省糖烟酒公司关于一九九×年×产啤酒分县调入计划的函》。另一种是由事由和文种(函或复函)构成,如《关于同意注销皮鞋购销合同的复函》。◇发文字号与一般公文相同,即由发文机关代字、年份和序号组成。但国务院和国务院办公厅的公函常在机关代字后、年份前加“函”字,如“国办i函[t99935号”.◇主送机关其写法也与一般公文相同,即在正文之前顶格写明受文单位,要写全称,以示尊重◇正文函的正文主要包括缘由、事项和结语三项内容·缘由部分,主要写明发函的理由、根据、目的或内容的概况等。如果是复函,则首先引叙来函标题、文号或主要内容,然后再交代根据,以说明发文缘由;并用“现将有关问题答复如下”或“现将有关问题函复如下”等过渡语转入下文·事项部分是函的主要内容部分。函的种类很多,所以函的内容表述也应因种类不同而各有侧重。比如,商洽函一般先写明自己对商洽事项的看法和打算,供对方答复时参考;必要时,还可以写出几种打算,以供对方选择。询问函在简述起因或发函目的后,应当写清所要询问的具体事项。告知函,可直接写明所要告知对方的具体事项。复函则应针对来函所提问题明确作出答复;如有不同意见,应简要说明理由;一时难以答复的,也应予以说明或解释。事项部分的结构形式一般有两种:一种是内容单一的函,行文可用篇段合一式,将所要告诉对方的问题、事项、意见等叙写清楚;一种是内容较多的函,(www.fwsir.com)则可采用分条列项式进行表述。·结语部分所使用的习惯语也应因文而异。去函可用“为盼”、“为要”、“为荷”、“请予协助”、“特此函询”、“特此函商”、“请予研究函复”等。复函则常用“特此函复”、“专此复函”、“此复”、“特此函告”等作结语。◇落款一般包括署名和成文时间两项内容。标题中若已写明发函机关,落款处就只须写成文时间,并于其上加盖公章。写作要求:☆要开门见山。不论是去函还是复函,都应开门见山,直接入题,而且要清楚具体地表达意见,使收函者能迅速了解行文意图。千万不要兜圈子,绕弯子,使人看了不得要领。☆要用语得体。要以诚恳、平易的.态度,用恳切、朴实、得体的语言行文;不能打官腔,更不能强加于人。商洽函用语要平和,以商量的口气来表达愿望与要求;询问函用语要谦恭,以协调彼此间的协作和友好关系;复函用语要明确,不能模棱两可。☆要一函一事。无论写哪种类型的函,都要遵循一函一事的原则,以便于收文机关及时处理。如果一函数事,可能会导致事多文乱,主旨不明,结果延误回复时间,而影响工作进程。
复函的格式及范文2
×X市人民政府关于不予核减油脂定购任务的复函X政[20X××]号××县人民政府:你县关于要求核减油脂定购任务的函收悉。由于省政府分配给我市的油脂定购任务,已按一定三年不变的原则包死,因此,市政府分配给各县、区的任务不能调整。望能做好工作,如数定期完成。此复××市人民政府(印)20××年×月×日这份公函属于下行文,用于答复×X县人民政府关于要求核减油脂定购任务事宜的。此函虽然篇幅短小,但写得较好,具体表现如下:·体例规范,格式正确。这份复函的标题由发函机关、事由和文种构成,醒目,规范;并有发文字号、主送机关。正文有引据,有复函的具体意见,有希望和要求,有结语;(www.fwsir.com)文尾有复函机关和日期。结构安排完整有序,位置恰当,符合公函的写作体例和格式要求。·内容集中,主旨鲜明。这份复函遵循了一函一事的原则,全文就“X×县人民政府关于要求核减油脂定购任务”事宜明确给予答复,即“市政府分配给各县、区的任务不能调整”.内容集中,不枝不蔓,主旨突出,态度鲜明。这样,就会使受文单位易于把握上级意见,便于不折不扣地去执行·语言朴实,言简意赅。这份复函的用语朴实自然,恳切实在。尤其是在说明‘’不能调整“的理由时,不是用空话、套话去议论,而是用”省政府分配给我市的油脂定购任务,已按一定三年不变的原则包死一句,交代得一清二楚,可谓是言简意赅。正因为如此,所以全文也益显短小精悍。
复函的格式及范文3
答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。
◇开头
与普通书信一样,其顶格书写称谓,即询价者的尊称。称谓后面加冒号。
◇正文
分三步完成:回答询价函中的问题,有问必答;以热情的口吻欢迎对方尽快订货;可提供一些对方所问范围之外的信息,既体现了服务的热情与周到,也可起到一定的促销作用。
◇结尾
与普通信函一样,为落款和日期。落款标明复函者的姓名,日期为复函时间,要年、月、日俱全。
××××商贸公司:
感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。
前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种,我们所说的发货日期只是大概的估计,但不会超过所说日期一个月。
我们报价的所有品种都由高质量皮料制成,设计多样,色彩丰富,是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。
盼望收到您们的订货,并寄上商品目录一份,您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况,但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问,我们将乐意解答。
×××皮革制品营销部
20××年×月×日
我们知道,答复函(报价函)是针对询价函而写的,所以,答复函必须有针对性,不能答非所问。
这封报价函,不仅有针对性,且措词十分得体。
因为是答复函,语气比询价函要谦恭一些。“很高兴”、“乐意”等词语的运用,既是向对方表示良好的服务态度,又表达了对对方应有的尊敬。
另外,撰写者在有问必答的同时,也做到了留有余地。比如:“我们所说的发货日期只是大概的估计,但不会超过所说日期一个月。”既回答了对方,又没把话说死;既表明了自己的诚意,又为自己留下了回旋的余地。
最后,在回答了对方的问题之后,撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品,从而增加了信函的容量。
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