物业管理公司文书工作管理规定为了使公司的文书管理工作更加制度化、标准化、规范化,保证档文件和资料的完整齐全,防止遗失泄密,特制定本规定。
一、主题内容与适用范围:
1、本规定明确了文书的收发、用印、传递、催办、立卷、档和查阅等管理办法。
2、本规定适用于公司的日常文书档案处理工作,也适用于公司各部门兼职文书员的工作。
二、收文:
1、凡属公司种类收文,统一由行政人事部指定文书员签收、拆封,并及时、准确做好收文登记。
凡属公司领导亲收的公文,公司领导应将来文编号及到文日期通知行政人事部指定文书员予以登记。
2、收文登记时,必须填写收文一式二份,第一联与来文联在一起,第二联作签收及行政人事部留底。
3、凡收文登记的文件,必须经有关领导批示方可发阅。
做到当天收文当天登记,当天送主管领导批阅,并按批示处理。
4、凡属急件必须及时送主管领导批阅,并按批示迅速处理。
5、凡外出开会或托人带回的文件,为防止文件耽搁、遗失或泄密,必须立即交行政人事部做好登记手续后方可阅办。
7、文件办妥后,应按部门案卷档。
三、发文:
1、凡以公司名义发出的正式文件,必须到行政人事部办理发文手,并分别按照公司发文文本的格式打印,经登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。
2、凡公司报送上级的报告、汇报、计划、总结等文件,必须到行政人事部办理发文手,并按照公司发文文本的格式打印,经统一登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。
3、文件拟稿要按发文稿的拟制程序进行:一般应由主要经办部门拟稿,由拟稿人署名、该主办部门负责人核稿签字、行政人事部审稿,然后由行政人事部送公司领导签发。
需经几个部门协办或认可的文稿,在主办部门负责人签字后,应由主办部门送协办部门会签,然后由主办部门送行政人事部审稿,再由行政人事部送公司领导签发。
4、凡以一般函发文,须经发文部门主管领导同意或授权,并按照公司标准函文本的格式打印,由行政人事部登记、编号后发出。
函文必须留底备查,留底稿上应有发文部门负责人的签字。
5、对来信、来函应作好登记,经领导阅批后转递有关部门办理。
复信、复函与来信、来函放在一起,办妥后档。
6、凡以公司名义张贴、通告通知、规章制度等均需拟稿,经公司领导同意或签发后方可张贴,并作好登记、编号,底稿与张贴件放在一起档。
7、凡在公司内部印发资料,必须经部门负责人在底稿上签字同意,到行政人事部填写文函打印申请,办理文印委托手,经核准后方可印发,并在行政人事部留底档一份。
8、一切应属档的文件,文稿若是书写件,应用钢笔或毛笔书写,不可用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。
文稿须清晰整洁,标点符号准确。
若文稿修改较多,造成稿面不清,抄出清稿,以审稿、校对和档。
四、用印:
1、凡公司发文用印,必须与原稿核对,如有错漏,需更正后方可盖章。
2、凡属业务常规报表之外的上报材料、报表等需盖部门公章或公司公章时,必须经部门负责人或公司领导的同意后,方可盖章。
3、公司行政介绍信由行政人事部统一签发,介绍信及印章由专人保管、开具、监印。
签发介绍信应符合国家有关政策及上级有关规定,并在职权范围内。
4、开具介绍信须经部门或公司领导同意,介绍信上必须写明办理的具体事项,不得以“联系工作”、“购物”等含糊笼统的字名表示。
5、禁止在空白纸张或空白介绍信上盖章。
6、介绍信有效期市内一般为三天,市外一般为七至十天。
介绍信存根记载和正文要一致,在介绍信存根上必须标明签发人。
介绍信存根由行政人事部档备查。
7、员工需公司证明其私人事由,如确有需要,应经部门负责人审核同意,并在申请证明的原稿上签字,行政人事部方可按有关政策及规定予以证明。
证明的内容由行政人事部用公司标准函文本签发,原稿留底备查。
如要求证明的内容不符合国家有关政策及上级有关规定,或本公司无法证明的,行政人事部有权拒绝证明或盖章。
8、公司各级公章由行政人事部集中管理,逐一备案。
凡领用新章、还旧章,一律由使用部门负责人亲自到行政人事部办理。
部门应将印章保管人名报行政人事部备案,办理保管人签字手续;
保管人若有变动应向行政人事部办理移交签字手。
9、刻制公司各级公章统一由行政人事部指定专人办理,未经行政人事部负责人签字,不予报销刻制费用,并追究擅自外发刻制责任。
五、文书的传递:
1、凡公司内部印发的文件资料,应由行政人事部指定文书员统一编号、登记,重要的盖上定期回收章定期收回,不得擅自销毁。
2、凡上级下达的机要文件,按指定范围阅读,一律不准带回家或带到公共场所,不准私借,阅后即还行政人事部指定文书员保存。
3、上级或公司的文件,凡属绝密或注明不准翻印的一律不得复制。
其他文件如确需复制,必须经行政人事部主任或地产常务副总经理室签字批准,并在行政人事部办理登记手续后,由行政人事部指定复制;
其中有密级的,复制件应编号,在密级可阅范围人员中签收使用,并在行政人事部规定的期限内,由使用人本人退还行政人事部予以销毁,并在登记册上作注销和销毁证明签字。
4、凡只需公司领导阅办的上级文件,阅办后即退还行政人事部档;
凡转至部门阅办的文件,阅办后即退还行政人事部档;
凡转由几个部门阅办的,由行政人事部依次传递,各阅办部门留文一般不超过三天即应退还行政人事部,急件留文期限由行政人事部传递时另定。
5、行政人事部指定文书员应在收文的留底联上写明传阅路线及实际传到日期,以按留文期及时回收、传递或催办。
六、文书的催办:
1、行政人事部指定文书员每月清对一次收发文情况,对超过留文期限的或公司需调回的文件,开具催文通知。
2、收到催文通知的部门或,个人,应即将文件退还行政人事部,如确实遗失应报告行政人事部备案查失。
七、文书的立卷和归档:
1、立卷和档的文书,应是本公司工作、活动的记录,并要有一定保存价值,对查考工作、总结工作经验有用的一切材料。
凡是本公司工作、活动直接成的工作计划、总结、各种报告、决议、决定、大事记、会议纪要、简报、出版原稿、照片、录音带、重要来信、科研成果、综合统计报表等收发文件、内部文书,均属于立卷和档范围。
>2、行政人事部指定文书员和部门兼职文书员负责公司和部门文件的收发、保管。
根据档要求,认真做好有保存价值文书材料的催办、整理、立卷和档工作。
3、根据平时立卷和年终组卷相结合的要求,文书员平时应注意收集有关文件和资料档,应根据文件或资料的内容,及时收入有关案卷夹内;
按平时成的一项工作或一次会议,及时清理,立即装订成卷;
年终按保管期限的规定,分个度、分级别、分问题分别立卷。
4、立卷时应按要求分装订,写明案卷标题,卷内文件以时间顺序排列,卷内目录一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部档,部门或个人不得继保存。
部门或个人需要继使用的材料,应先档后借阅。
6、公司受上级部门奖惩的资料,包括奖状、证书、通知等,收到材料的部门或个人,应在收到资料的三天内即将原件向行政人事部档。
档后原件一般不予借用;
如确需使用原件,应办理借用手并有期限。
7、名部门收到未经登记的文件资料时,应及时向行政人事部补办登记手。
办完的文件资料要有系统、完整,来文和复文要放在一起档。
8、各部门互送文件、材料时,由文件、材料制作部门立卷档。
几个部门会办的文件、材料,由主办部门立卷档。
收发的文件、材料属公司的,由行政人事部立卷档。
9、文书档案一般须将原件档,重要材料一般不准以复印件档。
八、文书档案的查阅:
1、凡查阅由本部门成档后的文书档案材料,需经本部门负责人签字同意方可查阅。
2、凡因工作需要查阅由非本部门成档后的文书档案材料,需经行政人事部主任批准方可查阅。
属密级档案材料,需经公司领导批准方可查阅。
3、查阅文书档案一般应在行政人事部内进行;
如确需借出行政人事部,应经行政人事部主任同意并办理借离手,一般应在一周内还。
借离的文书档案不得带出公司,例外情况需经行政人事部主任或公司领导批准。
4、外位来本公司查阅或抄录文书档案材料时,必须持介绍信,根据材料性质经公司领导或行政人事部主任批准,到行政人事部办理查阅或抄录登记手续后,方可查阅。
5、查阅或借阅文书档案者应注意对文书档案的保密和保护,不得私自转借、复印,不得向无关人员扩散文书档案的内容,不得遗失、抽换、涂改、圈点、拆散,阅后应及时还;
行政人事部指定文书员必须按页核对,发现有上述情况,查阅或借阅者应负完全责任。
九、文书档案的交接、统计、保管:
1、行政人事部指定文书员或部门兼职文书员调动,均需办移交手。
2、行政人事部指定文书员应做好档案的统计工作,包括档案的收进、移出、销毁、结存、整理、保管、鉴定、利用等内容。
3、文书档案的保管要做到防潮、防光、防尘、防虫、防火、防盗,保持清洁,以保护档案的完整无损,延长档案的使用寿命。
十、附则:本办法由公司行政人事部负责解释,自颁布之日起施行。
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