物业服务公司采购管理办法
1目的为了控制公司支出成本,维持物资耗用低水平,提高资源利用,同时保证物资及时供给,特制订本办法。
2范围全公司范围。
3采购分类关键物品:直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;
单件物品价格昂贵的物品。
一般物品:对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。
服务供方:非我司直接管理,但其人员或物品直接为我司提供相关服务方。
4采购供方的选择
关键物品及服务供方的选择应填写《供方合同履行能力评审表》,附营业执照、相关产品合格证书及其他证明其具备履行能力的证明资料,提交评审小组,经评价符合即可列入《合格供方一览表》。
- 关键物品进入实际采购阶段应填写《申购单》。
- 服务供方进入实际采购阶段应填写《印章及付款申请表》。
一般物品,经采购验收合格后即可列入《合格供方一览表》。
实施一般物品采购时需填写《申购单》,审批流程见后。
管理中心组织每年11月份对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》,报总经理室审批。
每年9月份对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,不符合的应直接从合格供方表中取消,如因特殊情况留用,应由评审小组提交说明报总经理室批准。
5采购审批
采购计划月度采购应在每月12日进行库存盘点后,附《库存物品盘点表》及当月《物品消耗单》,在三个工作日内将下一个月度的《物资采购计划表》提交至总公司审批。
分类采购复核工程类:项目工程部填报-总公司工程部经理复核;
运营类:客服/秩序维护部填报-物业项目经理复核;
行政类:行政助理填报-总公司行政人事经理复核。
分类采购经相关职能经理级岗位复核后,正式进入采购审批及实施流程。
采购审批流程图
总公司采购流程图
分公司采购流程图6相关文件采购过程中,应严格审核可能所涉及到的相关文件:l采购合同l产品图样/样板l产品规格、标准l技术服务协议/合同等7附录l物资采购计划表;
l申购单l合格供方一览表l供方合同履行能力评审表l
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